Sistem registrasi event adalah proses pendaftaran peserta untuk suatu acara atau kegiatan tertentu, seperti konferensi, seminar, workshop, atau festival. Proses ini penting karena membantu penyelenggara acara untuk memantau jumlah peserta, mempersiapkan kebutuhan logistik, dan mencatat data peserta yang hadir. Berikut ini adalah penjelasan mengenai tugas, jenis, dan cara kerja registrasi event:
Tugas Registrasi Event
- Pengumpulan Data Peserta : Mengumpulkan informasi penting dari peserta, seperti nama, kontak, afiliasi, dan preferensi tertentu (misalnya pilihan workshop atau makanan).
- Verifikasi Data : Memeriksa kelengkapan dan kebenaran data yang diberikan peserta.
- Pengelolaan Sistem Registrasi : Menyediakan aplikasi registrasi event atau sistem yang mudah digunakan untuk mendaftar.
- Komunikasi dengan Peserta : Mengirim konfirmasi pendaftaran, detail acara, dan pengingat.
- Pendataan Kehadiran : Mencatat peserta yang hadir dan mengelola tiket (jika ada) di lokasi acara.
- Pengolahan Data Pasca-Acara : Mengumpulkan feedback dari peserta dan membuat laporan terkait kehadiran, kepuasan, serta evaluasi.
Jenis-jenis Registrasi Event
- Registrasi Online : Pendaftaran dilakukan secara online melalui website, aplikasi, atau media sosial. Peserta mengisi form online dan sering kali mendapatkan tiket elektronik atau kode QR.
- Registrasi On-Site : Pendaftaran dilakukan langsung di lokasi acara. Biasanya lebih cocok untuk acara yang terbuka atau gratis.
- Registrasi Pra-Acara (Pre-Registration) : Pendaftaran dilakukan jauh hari sebelum acara berlangsung. Ini berguna untuk mengetahui jumlah peserta awal dan membantu persiapan.
- Registrasi Khusus (Undangan) : Dikhususkan untuk peserta tertentu yang diundang oleh panitia atau hanya untuk anggota terdaftar.
Cara Kerja Registrasi Event
- Menyediakan Platform Pendaftaran: Menyiapkan software registrasi event, misalnya melalui website atau aplikasi, yang memungkinkan peserta melakukan pendaftaran dengan mudah.
- Formulir Pendaftaran : Peserta mengisi formulir yang mencakup informasi pribadi, preferensi acara, dan metode pembayaran (jika ada biaya).
- Konfirmasi Otomatis : Setelah mendaftar, peserta akan menerima email konfirmasi atau kode QR sebagai bukti pendaftaran.
- Check-In Pada Hari Acara : Peserta menunjukkan bukti pendaftaran untuk check-in dan memperoleh akses ke acara.
- Pembuatan Laporan dan Analisis : Setelah acara, panitia mengumpulkan data dari sistem yang bisa digunakan untuk evaluasi.
Dengan adanya jasa registrasi event yang efisien, panitia bisa mengelola acara lebih baik, mengoptimalkan pengalaman peserta, dan memiliki data yang berguna untuk perencanaan acara di masa mendatang.
Tentang Askara & Co
PT Askara Connecting Indonesia (Askara & Co) berawal dari perusahaan IT Solution dengan nama Askara Studio. Sebagai cikal bakal Askara & Co, Askara
Studio yang didirikan pada tahun 2017 telah memperluas usaha ke bisnis registrasi event digital untuk Meeting, Incentive, Convention and
Exhibition (MICE) dengan mendirikan Askara Live. Pada tahun 2024, manajemen membentuk PT Askara Connecting Indonesia sebagai
perusahan induk bagi perusahaan-perusahaan di atas sekaligus untuk mengkonsolidasi bisnis Perusahaan. Bisnis Perusahaan terus
berkembang dengan mendirikan entitas anak perusahaan yaitu Askara Tiket, Askara Guard, Askara Rent dan Askara Talent.
