Mengelola tim event organizer (EO) agar acara berjalan sukses memerlukan kepemimpinan yang baik, perencanaan yang matang, dan koordinasi yang efektif. Berikut adalah langkah-langkah penting untuk memimpin dan mengorganisir tim EO dengan baik:
- Perencanaan yang Matang
- Tetapkan Tujuan Acara
Pastikan semua anggota staff event memahami visi dan tujuan acara agar bisa bekerja menuju hasil yang sama. - Buat Timeline dan Checklist
Tentukan jadwal kerja, deadline, dan checklist tugas untuk memastikan semua persiapan berjalan sesuai rencana. - Anggaran yang Jelas
Pastikan anggaran teralokasikan dengan baik untuk setiap aspek acara, termasuk venue, dekorasi, logistik, dan pemasaran.
- Bentuk dan Delegasikan Tim yang Efektif
- Tentukan Struktur Tim
Bagilah tim ke dalam divisi seperti logistik, dekorasi, dokumentasi, marketing, dan sponsorship agar tugas lebih terfokus. - Pilih Pemimpin Tiap Divisi
Tunjuk koordinator di setiap bagian agar komunikasi lebih mudah dan tugas lebih terarah. - Delegasikan Tugas Secara Jelas
Pastikan setiap anggota tim mengetahui tugas dan tanggung jawabnya untuk menghindari tumpang tindih pekerjaan.
- Komunikasi yang Efektif
- Gunakan Platform Komunikasi yang Tepat
Manfaatkan grup WhatsApp, Trello, Asana, atau Google Drive untuk berbagi informasi dan update secara real-time. - Rapat Berkala dan Evaluasi
Adakan meeting rutin untuk mengecek progres dan mengatasi hambatan sebelum menjadi masalah besar. - Jaga Motivasi dan Kekompakan Tim
Berikan apresiasi kepada tim atas kerja keras mereka agar tetap semangat menjalankan tugasnya.
- Manajemen Risiko dan Solusi Alternatif
- Identifikasi Potensi Masalah
Buat daftar kemungkinan kendala seperti cuaca buruk, keterlambatan vendor, atau masalah teknis, lalu siapkan solusi. - Buat Plan B untuk Setiap Situasi
Misalnya, jika venue utama bermasalah, siapkan alternatif lokasi atau backup peralatan untuk menghindari kendala teknis.
- Eksekusi Acara dengan Koordinasi yang Baik
- Briefing Sebelum Acara Dimulai
Pastikan semua tim memahami rundown acara dan peran mereka masing-masing sebelum acara berlangsung. - Koordinasi di Lapangan
Pastikan ada tim yang mengawasi jalannya acara secara langsung untuk memastikan semuanya berjalan lancar. - Siapkan Tim Tanggap Darurat
Sediakan tim yang siap menangani kendala mendadak agar acara tetap berjalan sesuai rencana.
- Evaluasi dan Feedback
- Review Setelah Acara Selesai
Seperti di Askara Live yang selalu melakukan rapat evaluasi untuk membahas apa yang berjalan baik dan apa yang perlu diperbaiki di event berikutnya. - Kumpulkan Feedback dari Peserta
Gunakan survei atau testimoni untuk mengetahui kesan peserta dan memperbaiki kekurangan di masa depan.
Dengan menerapkan langkah-langkah ini, tim event organizer dapat bekerja lebih efektif dan memastikan acara berjalan dengan sukses.
Tentang Askara & Co
PT Askara Connecting Indonesia (Askara & Co) berawal dari perusahaan IT Solution dengan nama Askara Studio. Sebagai cikal bakal Askara & Co, Askara
Studio yang didirikan pada tahun 2017 telah memperluas usaha ke bisnis registrasi event digital untuk Meeting, Incentive, Convention and
Exhibition (MICE) dengan mendirikan Askara Live. Pada tahun 2024, manajemen membentuk PT Askara Connecting Indonesia sebagai
perusahan induk bagi perusahaan-perusahaan di atas sekaligus untuk mengkonsolidasi bisnis Perusahaan. Bisnis Perusahaan terus
berkembang dengan mendirikan entitas anak perusahaan yaitu Askara Tiket, Askara Guard, Askara Rent dan Askara Talent.
